瑞士起司理論 (後篇)

[ 瑞士起司理論 (後篇) - 預算審核系統 ]

當你拿到一份待審的預算，首先會看什麼呢？
預算標題？細目金額？總金額？

還是...?

某日總務家的(前)學生議員在討論審預算實務
審預算該按照什麼順序、從哪一筆金額開始看？
路過的掌櫃J：
先看收入預算和支出預算是否都有編列
沒寫收入預算直接退回去ˊ_>ˋ

上一篇瑞士起司理論告訴我們：
為防止意外發生，應設立重重防護系統，盡量把所有的疏失攔截下來。在各種「系統」裡面，「人的腦袋」最精密、變數最大、最容易有不可預期的漏洞。因此，先透過工具把一般系統性的問題篩出來，再用人力思考做「縝密而有彈性」的檢視是較為快速而有效的方法。

由此可知，拿到一份預算時，不要先看金額，先讓既定的系統規則幫我們快速找出各種錯誤。
1. #格式：包含標題、預算表格的欄位是否完整、收支是否皆編列等。如果基本格式都不對，這份預算的可信度就很低了，尤其沒有收入預算的預算，就像沒有醬汁的炸蝦，根本沒有審的必要。
2. #項目名稱：款、科、目、項等各種科目名稱及編號是否正確。在這部分出錯的預算表示其編列者沒弄清楚編列方和審核方的共同語言，審這份預算只會是雞同鴨講，應直接退回修改。
3. #資訊是否充分：如各項預算的對應企畫、企畫內容如時間地點人數、支出項目的規格如尺寸材質等是否皆標明。審理預算最重要是看合理性，若資訊不夠充分，要怎麼判斷是否合理呢？應補足細節再審。
4. #項目是否合理：項目與企畫、項目與項目之間的因果關係是否成立，以及有無多餘或缺漏的項目。在金額之前，應該先看項目的合理性，譬如中午結束的活動預算中出現晚餐，無論金額多寡都要打叉叉。
5. #金額：金額有無過高、過低、計算錯誤。最後，當你手上的預算都通過以上關卡，接下來就靠審核者對預算金額的了解程度與敏銳程度，來抓出有問題的金額囉。

以上五個步驟，前三個完全是靠系統，只要預算格式和編列規則設計得好，會有良好的debug功能。第四個步驟是確認邏輯性的問題，第五個步驟才真正是預算金額的審核。比起從頭到尾逐條看細目，這樣的審核是更加省時、省力、錯誤率低的方法。

ps. 其實還有一個前置作業：
0. #計算：在拿到預算之前，先確認一下，如果都是人工手算就先別審了，等excel跑過一遍確定數字沒算錯再說。

看了那麼多，好像都是紙上談兵。
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預算心法、編列預算、審議預算，三種願望一次滿足。